Disponible con una licencia de Workflow Manager.
La pestaña Adjuntos permite que cualquier usuario con el privilegio Administrar adjuntos asocie documentos a un trabajo. Estos documentos pueden representar cualquier información relacionada con un trabajo. Ejemplos de estos documentos podrían ser
- Documentos de instrucciones de Word
- Propuestas de trabajo
- Mapas escaneados para digitalización
- TIFF para georreferencia
Estos documentos los pueden agregar un administrador o alguien que necesita transmitir información a otra persona que esté trabajando con el trabajo.
Hay tres maneras de almacenar un adjunto con un trabajo:
- Almacenar como vínculo: almacena un vínculo al archivo en una ubicación. Para que este método sea efectivo, el archivo debe ser accesible desde varias ubicaciones (en un sistema de archivos compartidos).
- Almacenar como integrado: almacena el archivo dentro de la base de datos. Este método puede ocupar espacio significativo en la base de datos, pero el archivo será accesible desde todas las ubicaciones a través de Workflow Manager. Póngase en contacto con el administrador de base de datos para averiguar el límite de tamaño de los archivos para la base de datos en particular (MAXBLOBSIZE).
- Almacenar como URL: almacena la dirección URL dentro de la base de datos.
Al hacer clic en la pestaña Adjuntos cuando un trabajo está seleccionado en la lista de trabajos se muestra algo similar a la figura que aparece anteriormente. Los adjuntos se muestra como iconos en el área grande. Los iconos deben representar el tipo de archivo del adjunto. Hay tres tipos diferentes de vistas que se utiliza para ver los adjuntos: icono, lista y detalles.
Agregar un adjunto al trabajo
Puede agregar adjuntos a trabajos mediante el botón Agregar. El botón Agregar le mostrará un navegador de archivos regular para que pueda elegir cualquier archivo de su sistema de archivos para agregarlo al trabajo.
- Seleccione Trabajo.
- Haga clic en la pestaña Adjuntos.
- Haga clic en Agregar en el panel lateral.
- Elija si desea almacenar los adjuntos en la base de datos, como un vínculo o como una dirección URL.
- Haga clic en el botón para examinar la Ruta y seleccione el archivo que desee adjuntar.
- Haga clic en Aceptar
El icono aparece en la pestaña adjuntos.
Eliminar un adjunto desde el trabajo
Los adjuntos que se agregan al trabajo se pueden eliminar del sistema mediante el botón Eliminar. Si el adjunto está integrado, lo eliminará completamente de la base de datos. Si estaba vinculado, solo eliminará la referencia al archivo y no lo elimina de su sistema de archivos.
- Seleccione Trabajo.
- Haga clic en la pestaña Adjuntos.
- En la lista de adjuntos disponibles, seleccione el icono del adjunto que desea eliminar.
- Haga clic en Eliminar en el panel lateral.
- Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.
El icono desaparece para mostrar que se eliminó el adjunto.
Ver un adjunto en el trabajo
Eliminar un adjunto desde el trabajo
Los adjuntos que se agregan al trabajo se pueden ver mediante el botón Vista. Esto abrirá el archivo con el programa asociado de Windows o puede elegir el programa adecuado para ver el contenido del adjunto.
- Seleccione Trabajo.
- Haga clic en la pestaña Adjuntos.
- Seleccione el adjunto que desea ver.
- Haga clic en Abrir en el panel lateral.
El adjunto se abre en la aplicación adecuada.
Guardar un adjunto desde la trabajo
Los adjuntos se pueden guardar desde el trabajo. Esto puede ser útil si desea actualizar el contenido del adjunto basado en los resultados del trabajo. Puede guardarlo para modificar el contenido, luego leerlo como un adjunto del trabajo.
- Seleccione Trabajo.
- Haga clic en la pestaña Adjuntos.
- Seleccione el adjunto que desea guardar.
- Haga clic en Guardar como en el panel lateral.
- Navegue hasta una carpeta y elija un nombre de archivo.
- Haga clic en Guardar.