Una vez publicados los metadatos, los documentos del servicio de metadatos de ArcIMS se pueden administrar de la misma manera que se administras otros elementos de ArcGIS. Aunque los pasos para administrar documentos de metadatos publicados son iguales que para otros elementos en la ventana la ventana Catálogo, existen pequeñas diferencias sobre cómo el Servicio de metadatos administra esos documentos que es útil conocer:
- Cambiar el nombre: cuando se publican metadatos, el título que hay dentro de los metadatos se utiliza como nombre del documento. Puede cambiarle el nombre a un documento de metadatos publicado en la ventana la ventana Catálogo, pero si lo hace no se cambiará el título almacenado dentro de los metadatos.
- Editar: aunque es posible editar directamente el documento publicado con el editor de metadatos de ArcGIS, esas modificaciones se realizan solo en el servicio de metadatos. El documento original no se actualizará. Si más tarde vuelve a publicar el documento original, los cambios se perderán. No se recomienda editar los documentos directamente en el servicio de metadatos.
- Eliminar: al eliminar un documento de metadatos publicado, solo se está eliminando la referencia seleccionada a ese documento. Para quitar un documento del servicio se deben eliminar todas las referencias a ese documento. Al eliminar la última referencia a un documento, aparece un mensaje confirmando que se desea quitar el documento del servicio de metadatos.
- Crear carpetas: se puede utilizar carpetas para organizar los documentos de manera que sean fáciles de examinar, en lugar de buscar, para los recursos SIG.
- Copiar: al copiar un documento de metadatos publicado, se coloca en el destino una referencia al documento original. Solo se almacena una copia del documento en la base de datos del servicio de metadatos, y el documento solo aparece una vez en una lista de resultados de búsqueda. Cuando se actualiza un documento, los cambios se reflejan automáticamente para obtener todas las referencias a ese documento; no es necesario actualizar cada copia por separado.
Puede ver todas las propiedades de los documentos publicados en la vista Detalles de la ficha Contenido en ArcCatalog.
Las tareas para administrar estas propiedades son únicas para los servicios de metadatos de ArcIMS:
Hacer un documento público o privado:los documentos públicos están disponibles para todos los usuarios. Los documentos privados solo están para un grupo de trabajo de personas que tienen acceso al servicio de metadatos con un nombre de usuario adecuado. La vista Detalles muestra si los documentos son públicos o privados.
El servicio de metadatos tiene una opción en su archivo de configuración que determina si todos los documentos publicados son inicialmente públicos o privados. Puede cambiar la configuración de privacidad de un documento una vez publicado.
Crear relaciones entre documentos:las relaciones establecen vínculos entre documentos relacionados parecido a los vínculos entre temas relacionados de un sistema de Ayuda. Con las relaciones, la búsqueda de metadatos para un recurso puede conducir a otros recursos relacionados que también podrían ser interesantes. Por ejemplo, podría establecer una relación entre los metadatos para un mapa y fotografías aéreas que cubran la misma área.
Al mirar un documento en Metadata Explorer, se proporcionan vínculos a documentos que describen recursos relacionados.
Cambiar el propietario del documento:cambiar el propietario de un documento significa que alguien más tendrá permiso para mantener su contenido, volver a publicarlo y eliminarlo, y el propietario original no. El administrador del servicio de metadatos debe transferir la propiedad si una nueva persona asume la responsabilidad para un conjunto de documentos de metadatos. De lo contrario, la nueva persona no podrá administrar los documentos ni volver a publicarlos después de hacer actualizaciones locales en los metadatos.
Para los documentos a los que tenga acceso, la vista Detalles muestra si tiene la propiedad de esos documentos. El administrador del servicio puede ver el nombre del usuario propietario de cada documento.
Los documentos de metadatos publicados que describen un servicio de imagen o entidad de ArcIMS tienen un icono diferente 
. Para estos documentos, la vista Detalles muestra el servidor de ArcIMS, el nombre del servicio y el tipo de servicio registrados en el servicio de metadatos para cada documento. Puede obtener una vista previa del servicio descrito en la ficha Vista previa.
Si alguna propiedad de documento que vea en la vista Detalles es incorrecta, actualice los metadatos para que contengan la información correcta en el elemento de metadatos adecuado y publique de nuevo el documento.
Examinar carpetas y el bibliotecario de metadatos
Un servicio de metadatos solo es útil si los documentos publicados son fáciles de encontrar. La creación de un catálogo útil de documentos requiere los servicios de un bibliotecario que pueda administrar los documentos y trabajar con colaboradores para garantizar su calidad. A semejanza de la compilación de un índice para un libro, el bibliotecario necesita pensar sobre las diversas maneras en que la gente buscará recursos.
El bibliotecario puede utilizar la ventana la ventana Catálogo para construir una serie de carpetas que organicen los documentos de metadatos de ArcIMS publicados de diferentes maneras. Un documento podría aparecer en un lugar diferente en cada jerarquía. Una carpeta podría organizar los documentos por ubicación geográfica, otra carpeta podría organizar los documentos por editor, otra por asunto, etc. Al examinar el contenido del servicio, la gente puede utilizar cada una de esas carpetas como un punto de entrada diferente para profundizar en los recursos disponibles y buscar lo que necesite.
El administrador de ArcIMS debe conceder permiso al bibliotecario para administrar el servicio.