查看 ArcGIS 项的元数据时，如果项的元数据尚不存在，则将为其创建。然后将对元数据进行更新以包括可为此项记录的任何属性。例如，打开要素类的元数据时，将记录此要素类中所含要素的当前范围以及要素的数量。您所看到的将始终是最新信息。对于值已自动更新的元数据元素，元素名称或值的旁边将自动显示星号 (*)。
自动更新元数据以包含项当前属性的过程称为同步，即将元数据中的值与项的属性同步。
编辑元数据将与同步一起进行，以便自动更新不会覆盖人工输入的信息。假设有一个名为 parcels 的项。自动创建元数据时，会在元数据中将项的名称记录为默认标题。如果将该项重命名为 cityParcels，则下次自动更新元数据时，将更改默认标题以反映项的当前名称。如果您编辑了元数据并提供了更具描述性的标题（如 City Land Parcels），则下次自动更新元数据时，不会用项的当前名称替换您所提供的标题。
您必须具备编辑项元数据的权限，才能进行元数据的自动更新：
- 对于基于文件的项，这要求您对项所在文件夹或网络共享位置拥有写入权限，且项的文件不能为只读。
- 对于通过 ArcGIS Server 企业级获得许可的 ArcSDE 地理数据库中的项，您必须具有编辑项数据的权限才能编辑其元数据。
- 对于 ArcIMS 影像和要素服务，ArcIMS 服务器必须已启用身份验证，并且您登录时使用的用户身份必须具有编写这些服务的元数据的权限。
例如，对于从 DVD-ROM 驱动器上访问的数据，即便该介质在使用不同驱动器的情况下是可写的，您仍然无法自动更新该数据的元数据。
使元数据保持最新状态
如果编辑某要素类或者更改其属性或方案，那么该要素类的元数据不会更新来反映这些更改内容，直到在描述选项卡中查看该元数据或运行同步元数据地理处理工具为止。有些地理处理工具会在处理过程完成后更新项的元数据以反映对该项所做的更改，但有些工具则不会进行更新。要使同步成功，您必须拥有对项及其元数据的写入权限。
经过一段时间后，项的元数据中所记录的属性将会过期。然而，使用元数据地理处理工具对项的元数据执行任务时就会执行同步过程，以确保您所使用的元数据处于即时使用的状态。也就是说，不仅在查看元数据时会对其进行自动更新，在验证元数据工具验证元数据之前、导出元数据工具导出元数据之前、导入元数据工具导入元数据之后以及升级元数据工具升级元数据之后，都会自动更新元数据。这样，您可以在脚本使用这些工具时安全地自动执行元数据操作，也可以用恰当的方式整合“同步元数据”工具。例如，由于在导出元数据之前已对其进行同步，使用“导出元数据”工具定期导出元数据的脚本将始终导出当前元数据内容。
管理发生同步的条件
在某些情况下，您可能希望更为精确地控制元数据自动更新的发生条件。如果需要，您可以将 ArcGIS 的默认行为更改为关闭元数据自动更新，这样查看元数据时将不会更新元数据，并且在元数据不存在时，也不会自动进行创建。但是，此设置不会影响验证和导出元数据前以及导入或更新元数据后的元数据同步。
您可以随时使用“同步元数据”工具启动自动更新。使用此工具可更为精确地控制在什么情况下创建和更新元数据，以及将更新元数据中的哪些信息。如果您具有用于处理元数据的自定义地理处理模型或 Python 脚本，则应在其中包括“同步元数据”工具，以确保使用的信息是即时的信息。
某些组织更愿意关闭自动更新。在一天中用户查看元数据时，元数据不会更新。过几个小时后，自动运行的 Python 脚本会对元数据进行更新，以反映一天内所发生的所有变更。这样的脚本可以利用“同步元数据”工具的选项来实现只在元数据存在时才更新元数据。